Un service de permanence téléphonique généralement offert par un centre d’appel est une unité indispensable à une entreprise. Il se charge principalement de l’accueil téléphonique et de la gestion de tous les appels entrants. Selon les besoins de la structure, elle peut être opérationnelle durant ou en dehors des horaires d’ouverture de la société, les jours fériés, le week-end…

L’objectif avec un centre d’accueil téléphonique est d’éviter que le téléphone sonne dans le vide. Tous les appels doivent être traités.

Performance et efficacité

Disposer d’un service de permanence téléphonique est l’assurance d’offrir un accueil téléphonique à la fois professionnel et de qualité. Elle a la capacité de procurer aux appelants, qui peuvent être des prospects ou clients, des moyens techniques de haut niveau et une équipe compétente. Formée et expérimentée dans les pratiques de la relation téléphonique, l’équipe d’ un centre d’accueil téléphonique est capable de traiter efficacement tous les appels. C’est d’ailleurs le cas des prestataires spécialisés dans le domaine.

En menant de manière optimale la conversation téléphonique, une équipe dédiée répondra à coup sûr aux requêtes et aux besoins des clients. Sachant qu’il s’agit de son cœur de métier, elle s’adonne entièrement à cette tâche à partir de méthodologies efficaces. À titre d’exemple, les téléopérateurs disposent d’une excellente expression orale, réalisent un décroché rapide, pratiquent une intonation vocale positive, travaillent avec une bonne posture et une réactivité accrue… Au cours des traitements des requêtes, les agents apportent des informations complètes et pertinentes. C’est un réel gage de qualité pour la relation client de l’entreprise.

Un gain de temps assuré

La plupart du temps, les entreprises préfèrent déléguer la permanence téléphonique de leur structure. Il s’agit d’une solution bien accessible et avantageuse actuellement. Souvent, elles manquent de personnel pour s’en charger.

Qu’il soit en interne ou externalisé un centre d’accueil téléphonique procure un gain de temps assuré. Il y aura toujours des personnes pour répondre au téléphone. Cela décharge les employés d’une entreprise de tâches supplémentaires. Chacun pourra alors s’adonner pleinement à son cœur de métier. D’autant plus que maîtriser l’accueil téléphonique n’est pas donné à tout le monde.

Les experts du métier pourront réaliser leur travail à n’importe quel moment et en toute efficacité. L’entreprise gagne du temps dans l’atteinte des objectifs. Elle n’a pas à se soucier de l’organisation ni de la surveillance des agents téléphoniques.

La flexibilité au rendez-vous

L’internalisation de la permanence téléphonique peut être accessible à certaines entreprises. Mais cela peut engendrer différents soucis en ce qui concerne la disponibilité des agents chargés de cette tâche. Autant se tourner vers l’externalisation de cette mission pour gagner en flexibilité.

Pour rappel, la réactivité est aussi de mise. Le téléphone doit toujours être surveillé et décroché s’il se met à sonner. En plus, les téléagents peuvent assurer la continuité du service à de larges plages horaires et dans des conditions définies contractuellement. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’on nomme ce service : permanence téléphonique. Il peut être assuré sans interruption.

Un gain d’argent assuré avec l’externalisation

L’externalisation est une organisation avantageuse pour la permanence téléphonique. La société cliente se décharge de nombreuses dépenses relatives au recrutement, salaires, charges diverses et indemnités variées. Souvent, elle paie un service clé en main. Le tarif est souvent fixé en fonction du nombre d’appels traités. C’est une véritable aubaine pour les structures recevant un important volume de sollicitations par téléphone. Mais c’est aussi le cas pour celles qui reçoivent peu d’appels téléphoniques.

Le prestataire s’occupe de tout : les équipes de téléopérateurs, les matériels, l’organisation au quotidien, la supervision du déroulement des missions, le suivi de la production… Les dépenses seront moindres du côté de l’entreprise cliente. En même temps, un centre d’accueil téléphonique procure un retour sur investissement assuré. Avec un accueil téléphonique de qualité réalisé par des experts en la matière, cela promet une meilleure relation client. Donc des possibilités de conversions des prospects en client sans parler des missions de télévente.